Digitale conversie van archieven
Transformeer uw papieren documenten naar een doorzoekbaar digitaal archief. Onze scanoplossingen omvatten hoogwaardige digitalisering, OCR-verwerking voor volledige tekstherkenning en gestructureerde metadata-tagging volgens uw classificatiesysteem.
Geschikt voor documenten van A4 tot A0 formaat, inclusief gebonden materialen en fragiele historische stukken. Elk bestand wordt gekoppeld aan een unieke identifier en geïndexeerd volgens uw bewaarcategorieën.
Implementatie documentbeheersystemen
Installatie en configuratie van professionele DMS-platforms zoals M-Files, DocuWare of open-source alternatieven. Wij stemmen het systeem af op uw workflows: automatische routing, goedkeuringsprocessen en integratie met bestaande bedrijfssoftware.
Inclusief gebruikerstraining, migratie van bestaande digitale documenten en documentatie van alle instellingen. U krijgt een systeem dat direct productief ingezet kan worden.
Strategisch archiefadvies
Een grondige audit van uw huidige archiefpraktijk: wat werkt, wat verbeterd kan worden, welke risicos er zijn. Wij analyseren zowel fysieke als digitale archieven, beoordelen compliance met relevante regelgeving en identificeren inefficiënties.
Het resultaat is een concreet actieplan met prioriteiten, kostenschatting en stappenplan. Geen abstracte adviezen, maar werkbare aanbevelingen die u direct kunt implementeren.
Records retention programma
Ontwikkeling van bewaarschema's die voldoen aan juridische vereisten in uw sector. Welke documenten moeten hoelang bewaard worden? Wanneer mogen ze vernietigd worden? Welke verantwoordingsplicht rust op wie?
Wij vertalen complexe wetgeving naar praktische schema's en zorgen voor automatische triggers in uw systemen. Inclusief vernietigingsprotocol met audittrail, zodat u kunt aantonen dat vernietiging correct en tijdig plaatsvond.
Volledige archief digitalisering
Een end-to-end project voor complete archieven. Wij nemen het hele proces over: inventarisatie, voorbereiding, scannen, indexeren, kwaliteitscontrole en migratie naar uw doelsysteem. Op locatie of in ons beveiligde scancentrum.
Gedurende het project krijgt u regelmatige voortgangsrapportages. Na afloop ontvangt u alle digitale bestanden in de gewenste formaten, plus een compleet overzicht van wat gescand is en waar het te vinden is.
Compliance audit en rapportage
Periodieke controle of uw archiefbeheer voldoet aan GDPR, ISO 15489 en sectorspecifieke normen. Wij toetsen uw processen, controleren of bewaarplichten worden nageleefd en identificeren compliancerisicos.
Het auditrapport geeft u concrete verbeterpunten en helpt bij het aantonen van due diligence richting toezichthouders. Ook geschikt als voorbereiding op externe audits of certificering.